Goed opdrachtgeverschap

1 Projectmatig werken

Elk onderhouds- en restauratieproces kent risico’s. Het is belangrijk deze risico’s helder in kaart te brengen en met behulp van een duidelijke projectstructuur te beheersen. Beheersing en sturing van een project vindt plaats door middel van:

  1. Het faseren van het project,
  2. Het beheersen van de projectfasen,
  3. Het beslissen over deelresultaten.

1 Faseren

Bouwtrajecten kunnen onderverdeeld worden in een aantal fasen: initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, voorbereidingsfase, realisatiefase en beheerfase. Het belang van faseren wordt ook duidelijk uit onderstaand schema waaruit blijkt dat gedurende de looptijd van het project de kosten sterk toenemen maar de beïnvloedingsmogelijkheid sterk afneemt. Door per fase besluiten te nemen worden er weloverwogen stappen voorwaarts gezet met de mogelijkheid om tijdig in te grijpen mocht blijken dat het project niet haalbaar is geworden.

2 Beheersen

Voor de beheersing van een bouwproject kan gebruik worden gemaakt van vijf beheersaspecten:

  • geld: realisatie van het project binnen gestelde budgetten,
  • tijd: realisatie van het project volgens de gestelde planning,
  • kwaliteit: realisatie van het project volgens de gestelde eisen en wensen,
  • organisatie: vastleggen en toetsen van rollen, taken en bevoegdheden,
  • informatie: rapportage en verslaggeving t.b.v. besluitvorming en beoordeling.

Deze beheersaspecten worden ook wel samengevat onder de noemer GOTIK (Geld, Organisatie, Tijd, Informatie en Kwaliteit).

3 Beslissen

Elke fase dient afgesloten te worden met een rapportage op basis waarvan besloten wordt over de voortgang van het project (Go/No go). Hierbij wordt besloten op basis van informatie over alle beheersaspecten.

Risicomanagement

Juist bij meer omvangrijke restauratie- of onderhoudsprojecten is het verstandig om het instrument van risicomanagement in te zetten. Er zullen immers - vaker dan in nieuwbouwsituaties - zich (technisch) onverwachte ontwikkelingen kunnen voordoen. En die kunnen verstrekkende gevolgen hebben. Met risicomanagement wordt beoogd:

  • Het continu expliciet maken en beheersen van risico’s,
  • Het pro-actief met risico’s omgaan in plaats van reactief,
  • Het bewust met risico’s omgaan en bijbehorende beheersmaatregelen afwegen (in plaats van 'associatief', 'intuïtief').

Stap 1: Risicoanalyse

Een eerste stap is het inzichtelijk maken van de stand van zaken op een bepaald moment. Dit gebeurt door het uitvoeren van een risicoanalyse. Deze risico kan worden uitgevoerd volgens de RISMAN-methode. Bij de RISMAN-methode wordt het project beschouwd vanuit de volgende invalshoeken, zodat een volledig beeld wordt verkregen; zowel politiek/bestuurlijk, financieel/economisch, juridisch/wettelijk, et cetera. Het resultaat is een lijst met risico’s gesorteerd op volgorde van de grootte van de bedreiging voor het project. Daarbij worden de mogelijke maatregelen om enerzijds de kans dat het risico optreedt te verkleinen of anderzijds de gevolgen van het risico te verkleinen.

Stap 2: Vaststellen van beheersmaatregelen

Uit de risicoanalyse is voor de belangrijkste risico’s een aantal mogelijke beheersmaatregelen naar voren gekomen. De projectleiding (projectmanager, MT) besluit welke maatregelen hiervan daadwerkelijk worden genomen. Dit gebeurt op basis van een inschatting van enerzijds het verwachte effect van de beheersmaatregel en anderzijds de kosten of inspanning die de beheersmaatregel vergt. Tevens wordt vastgesteld wie de beheersmaatregelen daadwerkelijk gaat uitvoeren of wie verantwoordelijk is voor de uitvoering.

Stap 3: Monitoren & controleren van beheersmaatregelen

Regelmatig moet worden gekeken of de beheersmaatregelen zijn uitgevoerd en of de maatregelen het gewenste effect hebben gehad. Dit kan in een projectoverleg of managementoverleg.

Stap 4: Uitvoeren update van de risicoanalyse

Na de evaluatie van de beheersmaatregelen moet een update worden gemaakt van de lijst met risico’s. Dit houdt in dat wordt bekeken welke risico’s hiervan verwijderd kunnen worden omdat zij niet meer actueel zijn (door genomen maatregelen of door het verstrijken van de tijd). Ook worden mogelijke nieuwe risico’s geïnventariseerd en toegevoegd aan de lijst.

Zoeken

Thema's