Selecteer en contracteer de adviseurs
Het is niet altijd makkelijk om op het goede moment een bepaalde expertise in te huren. Hoe kom je tot een keuze?
Waar vind ik contracten? Soms moet u al in een heel vroeg stadium een bureau of persoon inhuren die u helpt met het opstellen van een Programma van Eisen. Soms is het juist beter om in een later stadium – als bepaalde zaken zijn uitgezocht – pas expertise in te schakelen. Hieronder staat een stappenplan met een aantal tips:
1. Opdrachtvoorbereiding
Het is noodzakelijk vooraf het probleem waarvoor waar voor u expertise inschakelt eerst goed te omschrijven of een Programma van Eisen te maken. Daarnaast is het verstandig om van te voren een budget te ramen en een planning met fasering te maken. Maak een duidelijke lijst van de gevraagde kennis en vaardigheden. De volgende expertises kunnen belangrijk zijn:
| Initiatief- en definitiefase | Ontwerp- en voorbereidingsfase | Realisatie en afsluiting | |
|---|---|---|---|
| historisch onderzoek (bouwhistorie, archeologie) | x | - | - |
| projectmanagement | x | x | x |
| installatietechniek | x | x | x |
| architectuur | x | x | - |
| bouwkunde | x | x | |
| bouwkostenadviseur | x | x | x |
| bestekschrijvers | - | x | - |
| plan- en vastgoedeconomie | x | x | - |
| aannemer/uitvoerder | - | x/- | x |
| milieu (bodem, geluid, externe veiligheid, e.d.) | x | x | - |
| toezichthouder | - | - | x |
2. Contractvorm
Hanteer standaardcontracten (bijv. DNR voor contracten tussen adviseur en opdrachtgever).
Let op met auteursrechten. Hou deze bij de opdrachtgever (vooral bij architecten een aandachtspunt). Geef altijd alleen per fase opdracht. Facturering alleen achteraf na geleverde prestatie. Als uitgangspunt geen voorschotten geven. Vraag ook expliciet naar de bijkomende kosten zoals verschotten, lichtdrukkosten, reiskosten, etc. En ten slotte: de adviseurs moeten een beroepsaansprakelijkheidsverzekering afgesloten hebben voor het geval dat.....
3. Informatiebronnen
Voor de selectie van partijen kan goed gebruik worden gemaakt van eigen onderzoek:
- op internet,
- via brancheorganisaties (zie onderstaande lijst)
- bij collega-opdrachtgevers,
- bij uw gemeente en andere overheden, zoals RCE
- in vakbladen
4. Selectie baseren op:
- aanwezige ervaring bij het bureau én de, bij uw project betrokken, medewerker(s)
- referenties
- aanwezige vakgerichte kwaliteitskeurmerken (bij via de site van de Stichting ERM)
- persoonlijke klik en teamklik
Selecteer meerdere partijen. Dat is goed voor de concurrentie en maakt vergelijking mogelijk. Het bewerkt ook een aanscherping van de uiteindelijke keuze.
5. Uitvoering
Let scherp op overeengekomen prestatie en daadwerkelijke realisatie. Hou je team bij elkaar en sta niet toe dat de deskundige adviseur die bepalend is geweest voor de toewijzing van de opdracht langzaam het project loslaat.
Tip: Maak een zakelijke keuze, ook bij vrienden. De teleurstelling kan heel groot zijn en de vriendschap is voorbij.
Let op: voor met publiek geld gefinancierde organisaties kunnen aanbestedingsregels gelden conform Europees recht!
SITES VOOR ADVIESDIENSTEN EN UITVOERING
Algemeen, diverse disciplines
Architecten
Archeologen
- Vereniging van Ondernemers in Archeologie
- Nederlandse Vereniging van Archeologen
- Door SIKB gecertificeerde organisatie
